Στα φροντιστήρια Πυρσός, λειτουργεί ο θεσμός του υπεύθυνου τμήματος. Σε τακτικές συναντήσεις με το τμήμα, αλλά και ατομικές συναντήσεις με τον κάθε μαθητή όποτε χρειάζεται, αντιμετωπίζει μαζί τους τα προβλήματα που προκύπτουν. Σε συνεργασία με τον κάθε μαθητή καταρτίζει το ατομικό πρόγραμμα μελέτης του, ενώ παράλληλα παρακολουθεί την απόδοση των μαθητών του τμήματός του.

Οι υπεύθυνοι τμημάτων επικοινωνούν τακτικά με τους γονείς των μαθητών (κυρίως όσων εντοπίζεται πρόβλημα στην απόδοσή τους) τηλεφωνικά ή σε προσωπική συνάντηση και τους ενημερώνουν. Επίσης, οποτεδήποτε οι γονείς επιθυμούν να συζητήσουν κάποιο θέμα που αφορά το παιδί τους, μπορούν να έχουν άμεσα συνάντηση με τον αντίστοιχο υπεύθυνο τμήματος.